Webové služby, které zefektivní vaši práci s Evernote

Článek vyšel v první polovině letošního roku v magazínu SuperApple.cz a byl aktualizován.

V posledním článku o Evernote jsem psal o iOS aplikacích, které můžete používat pro zjednodušení či zefektivnění práce s Evernote systémem. A protože někteří čtenáři volali po dalším „nášupu“, rozhodl jsem se, že zůstanu ještě jednou věrný této oblasti a zabrousím do vod online služeb, které mohou rozšířit možnosti využití, případně doplnit chybějící funkce Evernote. Bez dlouhých proslovů se tedy pojďme zaměřit na ty nejpopulárnější nástroje, jejichž vztah s Evernote je více než přátelský.

IFTTT – nechte cloud pracovat za vás

Pokud zkoumáte a hádáte, co se skrývá pod tajuplnou zkratkou IFTTT, vězte, že nejde o nic jiného, než výraz If This Then That. Mnohým z vás jsem pravděpodobně nepomohl, nicméně překlad této pozoruhodné fráze bych nyní hodil za hlavu a soustředil se raději na to, proč je tato nesmírně populární služba tak rozšířená. Jejím hlavním záměrem je propojit svět aplikací, které fungují v cloudu. Představte si, že dokážete zautomatizovat některé procesy mezi vybranými aplikacemi, jakými jsou třeba Evernote, Twitter, Feedly nebo iOS fotografie, kontakty či GPS pozice, a to bez jakéhokoliv programátorského zásahu.

Stále se ztrácíte? Uveďme si konkrétní příklad. Řekněme, že bych bych stál o to, aby se mi právě v Evernote automaticky vytvořil zápis z jednání podle mnou definované šablony ve chvíli, kdy bude (v mém Google kalendáři) začínat jednání. V IFTTT toto jednoduše nastavíte a necháte službu pracovat za vás. Nebo snad publikujete články na svém blogu a chcete, aby se všechny automaticky zálohovaly? I toto půjde velmi snadno díky propojení RSS vlákna s Evernote v nastavení IFTTT. Sám toto propojení používám pro archivaci článku z LifeNotes.cz – ty pak slouží také jako opora ve chvíli, kdy tvořím obsah v Evernote a využívám funkce Context, která mi našeptává související poznámky, z nichž mohu čerpat. Obdobně si pak třeba nechávám stahovat akční nabídky letenek, které jednou denně kontroluji.

Možností, které díky službě máte, je opravdu mnoho a inspiraci najdete i v galerii publikovaných „receptů“, která je na webových stránkách. Výsledkem používání je pak značné množství ušetřeného času. K dispozici je také aplikace pro iOS.

Automatizujte se službou Zapier

Neoslovila-li vás služba IFTTT, můžete sáhnout po alternativě. Na první pohled pravděpodobně nenajdete moc rozdílů, je však otázkou několika minut, kdy zjistíte, že Zapier nabízí širší možnosti z pohledu nastavení filtrů a množství aplikací. A rozdíl pocítíme také jako uživatelé Evernote. Kromě již uvedených předností totiž oproti IFTTT umožňuje připojit také Evernote Business účet. Využíváte-li tedy tuto verzi Evernote pro spolupráci v týmu či firmě, máte možnost nakonfigurovat velké množství automatických činností, díky čemuž zefektivníte firemní procesy. Rutinní práci přenecháte této webové službě a ušetřený čas můžete věnovat prioritnějším aktivitám, které zautomatizovat nelze.

Rozšířené možnosti, které Zapier nabízí, však s sebou nesou úskalí v podobě pouze omezeného využití bez zaplacení. A toto omezení se, bohužel, týká také Evernote Business. Rozhodnutí je na vás.

Zálohy snadno a rychle s Revert.io

O tom, že v Evernote Premium a Business verzi můžete procházet historii poznámky, pravděpodobně víte. Pokud ne, doporučuji prolistovat starší vydání časopisu, kde jsme o rozdílech mezi Free, Premium a Business verzí psali. Nejen uživatelům bezplatné verze se může hodit služba, která automaticky ukládá historii úprav vašich poznámek a umožňuje jak náhled, tak obnovení každé z nich. Vše probíhá velmi jednoduše a intuitivně.

Proč však píši, že se služba hodí „nejen“ pro uživatele verze zdarma? Má totiž oproti standardní funkčnosti, kterou nabízí samotný Evernote, několik výhod, z nichž bych rád zdůraznil možnost obnovení celého zápisníku do jedné z historických podob. Tuto možnost jsem již párkrát využil a skutečně funguje znamenitě.

Obrovskou výhodou je to, že pro práci s Evernote není potřeba službu platit. Ten totiž není považován za prémiovou službu (oproti Dropbox, Google Drive, PipelineDeals nebo Highrise) a 60GB prostoru, který Revert.io nabízí, také málokdo z nás rychle vyčerpá. Samozřejmě však není možné počítat s tím, že tomu tak bude i v budoucnu. Služba Revert.io pro mě byla jedním z největších překvapení uplynulých 12 měsíců a rozhodně ji mohu doporučit.

Revidujte poznámky s Reflect.io

Máte rádi nepořádek? Pak se této aplikaci vyhněte velkým obloukem. Jedná se totiž o nástroj pro revizi a úklid vašeho Evernote systému. Jako vedlejší (nebo snad hlavní?) efekt se dostavuje osvěžení si informací, které zde dlouhodobě evidujete. A víte co? Ono to funguje!

Reflect.io pracuje s jednoduchým principem, který pravděpodobně znáte z jiných služeb podobného charakteru. V nastavení si zvolíte, jaké poznámky chcete revidovat, jak často, kolik se jich zobrazí v jedné várce apod., a následně již „jen“ stačí dodržovat pravidelný rituál, kdy si otevřete webový prohlížeč a pustíte se do toho. Nutno podotknout, že mi tento proces značně pročistil Evernote od zbytečných a překážejících poznámek a věřím, že může pomoci i vám. Jedinou podmínkou je neignorovat upozornění, která na vás Reflect.io chrlí, a pustit se v pravidelných intervalech do očisty. A třeba, jak naznačují vývojáři na oficiálních webových stránkách, najdete v dohledné době „ztracené poklady“.

Postach.io vytvoří web za vás

O platformě pro snadné vytvoření jednoduchých webových stránek jsem se v minulosti zmínil v souvislosti s využitím Evernote pro osobní potřeby. Nyní však přichází vhodná chvíle pro bližší představení tohoto parádního pomocníka. Co umí? Po registraci na webových stránkách a propojení s vašim Evernote účtem otevře možnost vytvořit si webové stránky skutečně za pár vteřin. A co více – a to je důvod, proč se o službě zmiňujeme – obsah celého webu spravujete z Evernote aplikací. Každý váš příspěvek na blogu a každá vaše stránka je totiž zároveň poznámkou v Evernote. Chcete-li tedy publikovat článek, není nic jednoduššího, než vytvořit novou poznámku v Evernote a ve chvíli, kdy ji budete chtít vypustit ven, přiřadit adekvátní štítky (tags).

Zveřejněním obsahu do online světa to samozřejmě nekončí. Web vytvořený v Postach.io (a Evernote) máte možnost nastavit si dle libosti – počínaje různými šablonami, přes provoz na vlastní doméně až po vložení základních widgetů. Je na vás, zda si vystačíte se základními funkcemi nebo se, podobně jako například Tomáš Baránek a jeho web Lifehacky.cz, ponoříte to tajů Postach.io hlouběji.

Mapa systému v Mohiomap

Ztrácíte se místy ve svém Evernote systému? Neorientujete se ve svých štosech, zápisnících a štítcích? Již jste vyčistili svůj systém s pomocí Reflectapp.io, ale stále to není ono? Pak vám může pomoci vizualizace ve struktuře, která se nápadně podobá myšlenkové mapě. A právě tuto strukturu společně s dalšími funkcemi nabídne Mohiomap – služba, jejíž první funkcí bylo právě vizuálně odlišné znázornění toho, co ukládáte do svého elektronického archivu, přičemž záhy rozšířila portfolio podporovaných služeb také o Dropbox či Google Drive.

Od první verze, ve které bylo v podstatě možné pouze nahlížet na jednotlivé štítky, zápisníky či štosy, se služba značně posunula a nabízí také přímou možnost editace jednotlivých položek vašeho systému. Poznámky tak můžete upravovat rovnou v přehledném zobrazení a odpadá tak častá potřeba přepínat mezi dvěma prostředími.

Ještě lepší nástroj pro spolupráci s LiveMinutes

Evernote pozitivní jedinci mnohdy závidí uživatelům Google Docs některé pokročilé funkce pro spolupráci. Vlastní zkušenosti ze školení a implementací říkají, že jednou z nejatraktivnějších funkcí, jejíž přítomnost bychom uvítali, je editace poznámek více uživateli v jednom okamžiku. Dokud se nebude jednat o integrovanou funkci, můžeme se spolehnout na LiveMinutes – službu, nabízející právě tyto možnosti, které jsou doplněny o další velmi užitečné nástroje.

LiveMinutes je nástroj pro spolupráci s podporou Evernote. Pro mnohé týmy může být zajímavé, že pro práci ve více lidech na jedné poznámce je potřeba pouze jednoho účtu u Evernote (toho, který vytvoří poznámku). Ostatní si vystačí pouze s webovou aplikací LiveMinutes, přes kterou se k poznámce připojí. Mimo tuto funkci naleznete po pečlivějším prozkoumání nástroj pro komunikaci (chat) nebo možnost nahrát soubory z Google Drive.

Prozkoumejte další

Sedm služeb, které jsem zmínil výše, rozhodně není finální sestava. Již několikrát jsem se v předchozích dílech zmiňoval o tom, že je Evernote díky své náklonnosti vůči spolupráci s dalšími vývojářskými týmy pověstný tím, že rozšíření s ním komunikujících je skutečně dlouhá řada. Proto navštivte třeba přímo stránky Evernote, na kterých najdete další desítky aplikací. Vsadím se, že vám alespoň jedna z nich ukáže zase nový směr využití vašeho „externího mozku“.

Webové služby, které zefektivní vaši práci s Evernote
5 (100%) 1 vote

The following two tabs change content below.
Lektor, trenér a konzultant pro sebeorganizaci, cestovatel, sportovec a milovník lidí, kávy a přírody. Je zakladatelem portálu LifeNotes, který sdružuje uživatele Evernote v ČR a SR. Jako podnikatel na volné noze realizuje semináře k metodě sebeorganizace GTD a myšlenkových map. Během tréninků klade důraz na změny, které účastníci realizují, a nikoliv na pouhé předání informací. Jeho semináři prošlo již více než 1000 účastníků - ředitelé, manažeři, obchodníci, konzultanti, asistentky i podnikatelé. Pochází z Ostravy, ale pohybuje se během týdne po celé ČR i v zahraničí. Pokud nevede či nepřipravuje vzdělávací a rozvojové akce, píše články či knihy nebo se toulá po světě.
  • Dali

    U revert.io vydím v bezplatné verzi pouze 30GB. Máte nějaký promo tarif? 🙂

    • Před časem měnili strukturu tarifů a omezení. Ale je fakt, že si i s 30GB vystačím. Zatím:)

Starší příspěvky:
Evernote 3D Touch
Zrychlení práce s Evernote na iOS 9

Již nějaký ten den tady máme nové chytré telefony iPhone 6S s technologií 3D Touch, která otevírá nové možnosti vývojářům....

Zavřít