Tvorba Master Sheets v Evernote, jejich význam a použití

21.11.2013

V dnešním příspěvku bych se s vámi rád podělil o jednoduchý trik, který nejspíše většina z vás zná a aktivně používá – tvorba tzv. Master sheets.

Co to je Mastersheet?

Master sheet nebo-li vzorová poznámka může bý velmi efektivním nástrojem, který urychlí tvorbu poznámek. Vzorovou poznámkou může být prakticky cokoli, co potřebujete jednou za čas vytáhnout a nemuset řešit, zda to máme správně. Master sheet tedy může být např. Poznámka z porady / jednání, Seznam týdenních návyků, Nákupní seznam pro pravidelné nákupy nebo třeba weekly review známé z metody GTD.

Tvorba Vzorové poznámky

Tvorba podobného seznamu je velmi triviální a byla naznačena již v minulém díle o projektech. Začneme organizací těchto poznámek. V zásadě máme dvě možné cesty:

  1. vytvoříme notebook s názvem MASTER SHEETS, ve kterém budou uloženy všechny tyto typy poznámek nebo
  2. vytvoříme podsložku v rámci každé “oblasti zodpovědnosti”, čímž se jednoduše odliší např. soukromé poznámky od těch pracovních.

Poté, co máme jasno s členěním našich poznámek, je dobré se rozmyslet, na jaké činnosti by se mi podobná vzorová poznámka hodila. Zde doporučuji – méně je více. Naučte se pracovat s jednou až dvěma poznámkami, získejte dril a návyk, až poté tvořte další. Jinak dojdete k prvotnímu zahlcení a výhody plynoucí z tohoto návodu se rozplynou.

Master Sheets seznam

Když někdo začíná používat Evernote pro pracovní účely, je jednou z prvních motivací schraňovat poznámky z různých jednání, meetingů, porad. U mě osobně toto byla první vzorová poznámka, kterou jsem udělal.

Jak je vidět z obrázku, já jsem si osobní poznámky a ty pracovní oddělil užitím velkých a malých písmen (malá jsou osobní, VELKÁ jsou pracovní).

Tvorba vzorových poznámek by neměla být svazující, proto jsem zastáncem vytvořit nějaký základ a postupem času doplňovat, předělávat, zkrátka tvořit dle vašich potřeb.

Vzorová poznámka v EvernoteMá první poznámka z jednání obsahovala pouze nadpis, datum a poznámky. Dnes je již daleko sofistikovanější, a to přesně dle mých potřeb. Jak vidno z obrázku – věcí, které zaznamenávám, je daleko více.

Toto rozdělení mi aktuálně vyhovuje asi nejvíce a velmi dobře se s ním pracuje i na iPadu.

Práce se vzorovými poznámkami

Jsem zvyklý využívat jako hlavní notebook INBOX. Prakticky veškeré poznámky, které během dne udělám, jdou rovnou do INBOXu, a to i v případě, že přesně vím, kam poznámku zařadit hned. Důvod? Kontrola. Jsem navyklý večer inbox rozebrat a vyčistit, což známe z GTD. Díky tomuto návyku se kolikrát přinutím si přehrát proběhlá jednání za den, doplnit to, na co jsem zapomněl a celkově si ujasnit, zda jsem vlastně dosáhl toho, s čím jsem na jednání šel.

1. krok

Každý den ráno si nakopíruji poznámku do inboxu a nadepíši. Pro všechna jednání, která mě daný den čekají a která si chci zaznamenávat, si připravím rovnou novou poznámku.

2. krok

Do nadpisu vložím datum a popis jednání. Totéž ještě jednou rozepíši do kolonek (a to kvůli tisku).

3. krok

Sepíšu si základní přípravu. Mnohdy mě napadnou i úkoly, které potřebuji delegovat.

4. krok

Na jednání pak připisuji jednotlivé úkoly, které vyplynou, případně volné poznámky.

5. krok

Večerní review – je popsáno výše. Díky čištění inboxu jsem schopen přiřadit poznámce správné tagy.
Je-li výstupem projekt, označím projektem. Jsou-li to úkoly, označím úkolem dle kontextu a vždy doplním tag projektu.

6. krok

Poznámku zařadím do patřičného notebooku/projektu, kterého se týká. Pokud nevím kam zařadit, klidně si udělám sešit nazvaný „Jednání“ a je to!

Pokud tento postup vypadá složitě, tak připouštím, že jsem si hledal chvíli cestu a disciplína musela také nastoupit. Jakmile se vám to dostane do krve, zvyknete si během několika dnů a práce s Master Sheets vám velmi usnadní život! A nebo taky ne. Koneckonců je to jen námět k zamyšlení a především odzkoušení.

Napište nám, zda používáte Master Sheets také, případně jak.

Ohodnoťte článek

The following two tabs change content below.

Jan Straka

Lektor, finanční kouč
Vizionář s duší malého kluka. V profesním životě jsem propadl dvěma oblastem – financím a osobní produktivitě. Z vlastní zkušenosti vím, že každý má v životě šanci dosáhnout cílů, pokud ví, jaké to jsou. Jako finanční kouč se však každý den setkávám spíše s opačným pohledem na svět. Při lekcích mezi studenty na školách cítím vlnu inspirace, která není ale mnohdy dostatečně podchycena. A to chci změnit. Na cestě za splněním cílů klienty doprovázím, jsem jim partnerem a inspirací. Jak při našich seminářích, tak i ve firemním vzdělávání a individuální práci. Mým hlavním tématem je propojení papíru a elektroniky v běžném životě každého z nás.

Latest posts by Jan Straka (see all)

Starší příspěvky:
Evernote Backup
Zálohování poznámek v Evernote 1. díl

Obáváte se o své cenné poznámky a chybí vám funkce pro zálohování ve vašem Evernote klientovi? Ano, víme, že své poznámky máme...

Zavřít