Revize Evernote systému jako součást úklidu

Chybí něco málo přes týden a začne nám rok 2014. Čas předsevzetí a vizí, ze kterých přežijí jen ty nejsilnější. A také čas úklidů, revizí a plánů. Co takhle do každoroční gruntování bytu či domu zahrnout také organizaci vašeho Evernote? Jak na to? Zkuste těchto sedm jednoduchých kroků.

Zrevidujte strukturu zápisníků

Možností, jak strukturovat zápisníky je spousta. Čerpejte inspiraci od ostatních, zkoumejte možnosti, ale výsledek by měl odpovídat vašim potřebám. Nevytvořili jste za poslední rok větší množství zápisníků, než ve skutečnosti využíváte? Vyznáte se v systému, který máte k dispozici? Nebudete v příštím roce spolupracovat s více lidmi a nezasloužily by si tak některé ze zápisníků rozdělení podle plánovaného sdílení? Popřemýšlejte o tom a třeba si i vizualizujte strukturu, kterou nyní máte – na papír nebo třeba pomocí skvělého nástroje Mohiomap.

Zkontrolujte hlavičky poznámek

Hlavička poznámky (angl. Title) může být perfektní pomůckou pro rychlé orientování se v poznámkách a řazení. Doporučuji pro naprostou většinu poznámek, má-li to smysl, využívat stejnou strukturu. Já například pro každou z poznámek definuji hlavičku podle vzorce “datum | kontext | autor | předmět”, což mi zaručuje jednoduché prohlédávání bez nutnosti vždy využívat speciální syntaxi hledání. Hlavička poznámky pak může vypadat jako “2013.12.23 | Článek | DG | Začněte rok 2014 revizí Evernote”.

Zaměřte se také na štítky

Štítky jsou po zápisníkové struktuře a hlavičkách další z možností, jak organizovat informace v Evernote. Často se stává, že se během roku necháme strhnout k vytváření štítků, které třeba v pozdějších fázích nemají moc smysl. Kolik z vašich štítků je přiřazených pouze jedné poznámce? Má význam, který nemůže být zastoupen jinak? Nejde nahradit nebo vymazat? Štítky lze také pro větší přehlednost organizovat, podobně jako zápisníky, do více úrovní. Proč toho nevyužít a neulehčit si tak orientaci ve vašem systému.

Projděte zdroje informací

V e-mailech, webových archivech, papírových složkách či šanonech se skrývá spousta informací, které by mohl být součástí vašeho Evernote systému a ulehčit vám tak do budoucna práci s informacemi. Naskenujte účty, které jste získali při nákupu dárků. Nezapomeňte na ručně psané poznámky z posledních předvánočních schůzek nebo vizitky, které jste obdrželi od svých obchodních partnerů. Objevili jste na poslední chvíli skvělý recept na excelentní cukroví? Nespoléhejte se na paměť a uchovejte jej i pro další rok.

Určete hlavní projekty

V novém roce vás jistě čekají zajímavé projekty, které budou na vrcholu vaší pozornosti. Označte si ty důležité – prefixem v názvu zápisníků nebo jej rovnou zařaďte do speciálního zásobníku. Můžete si také vytvořit seznam klíčových projektů jako poznámku, ke které se budete vracet v rámci pravidelných revizí nebo se z ní odkazovat na části vašeho systému. Udržte kontrolu nad tím, co vás posouvá vpřed.

Zálohujte poznámky

Zazálohování si poznámek z předchozího roku určitě neuškodí. Pokud jste nezavedli automatické zálohování, určitě využijte exportu poznámek na disk, případně do některého z webových uložišť.

Osvěžte si teorii

Efektivní práce s Evernote závisí také na znalostech a “umění” jednoduše tento nástroj ovládat. Základní kroky jsou jednoduché, rozhodně však doporučuji projít si znovu syntaxi pro rozšířené vyhledávání, případně pro ušetření času navštívit mé kurzy Evernote: elektronický archiv nebo Evernote: praktické příklady, na kterých se dozvíte všechny potřebné informace.

Cílem revize je mít takové informace, které vám poslouží ve chvíli, kdy je opravdu budete potřebovat. Nepodceňujte revizi a uvidíte, že se vám čas, který s ní strávíte, v průběhu roku několikrát vrátí.

Ohodnoťte článek

The following two tabs change content below.
Lektor, trenér a konzultant pro sebeorganizaci, cestovatel, sportovec a milovník lidí, kávy a přírody. Je zakladatelem portálu LifeNotes, který sdružuje uživatele Evernote v ČR a SR. Jako podnikatel na volné noze realizuje semináře k metodě sebeorganizace GTD a myšlenkových map. Během tréninků klade důraz na změny, které účastníci realizují, a nikoliv na pouhé předání informací. Jeho semináři prošlo již více než 1000 účastníků - ředitelé, manažeři, obchodníci, konzultanti, asistentky i podnikatelé. Pochází z Ostravy, ale pohybuje se během týdne po celé ČR i v zahraničí. Pokud nevede či nepřipravuje vzdělávací a rozvojové akce, píše články či knihy nebo se toulá po světě.
Starší příspěvky:
EN projekty
Projekty a životní role

Abych uzavřel kolečko popisující mé Evernote workflow, doplním poslední část – tedy konkrétní práci s projekty v rolích. Životní role, jakožto základní...

Zavřít