Projekty a životní role

19.12.2013

Abych uzavřel kolečko popisující mé Evernote workflow, doplním poslední část – tedy konkrétní práci s projekty v rolích.

Životní role, jakožto základní plánovací jednotku, používám někdy od roku 2009. Zatím jsem nenašel lepší způsob. Naučil jsem se v rolích nejen plánovat, ale také archivovat. A proto je pro mě Evernote s Premium účtem nejlepším řešením na vše, které mohu doporučit. Free verze ale bude jistě stačit.

Spravuji hodně projektů. Když jsem používal logiku GTD (projekt = vše, co má více jak jeden krok), měl jsem většinou otevřeno více jak 150 projektů v jednu chvíli. Popravdě jsem toto nikdy neuměl zvládat a vždy jsem došel k zahlcení.

Proto jsem teorii GTD v tomto opustil a projekty si začal členit na osobní (v rolích – táta, syn, manžel) a na pracovní (podnikatel, později manažer, obchodník, apod.). Bohužel jsem dnes zapojen do cca šesti pro mě zajímavých velkých projektů (např. LifeNotes) a udržet přehled je složité. Kromě toho, že některé začínám opouštět, je jedinou cestou  dobrá organizace.

Projekty nemám v jedné složce

Vývojem svého workflow jsem dospěl do stádia, kdy jsem nechtěl z výše popsaných důvodů mít všechny projekty v jedné složce. Proto jsem je rozdělil do složek podle těch velkých projektů. Ve své podstatě bylo třeba roli PODNIKATEL rozsekat na menší kousky – dle všech projektů, ve kterých mám svůj podnikatelský či jiný pracovní zájem.

Každá taková složka je „stack“ složený ze samostatných sešitů. Například pro LifeNotes mám zvlášť oddělené „Actions“, „Porady“, „Přípravy na školení“, atd. Takže „#1 | LIFENOTES“ je označení složky, ve které je vše týkající se našeho společného projektu s Danem. Není v tom nic složitého, ani objevného. Je to efektivní, jednoduché.

Každý projekt má svou základní strukturu

V každé složce jsou obsaženy základní sešity:

  • Actions – samostatné úkoly v daném projektu
  • Projekty – každý velký kámen (projekt) se skládá z menších projektů s různou prioritou
  • Porady – v každé projektu s někým spolupracuji
  • Klienti – každý projekt má svou klientelu
  • Archiv – odložené poznámky

Ostatní notebooky si zakládám dle potřeby.

A co praxe?

Samostatné úkoly

Veškeré úkoly, které jsou mimo základní strukturu velkých projektů, padají do notebooku Actions ve složce GTD.

Úkoly v projektech

Vše, co se děje v rámci těchto velkých kamenů, odehrává se vždy ve složce daného projektu. Proto mám notebook „Actions“ pro každý projekt zvlášť. Je to pro mě přehlednější. Díky tagům a zástupcům pak mám všechny úkoly viditelné dle kontextu nebo dle projektu.

Menší projekty v rámci velkých kamenů

Na každý menší podprojekt zakládám samostatnou poznámku v sešitu Projekty. Využívám k tomu Master Note, která má pevně danou strukturu, jak jsem popisoval ZDE.

Vznikají-li úkoly v rámci těchto podprojektů, neřeším u nich úplně kontext, spíše jim rovnou připojím připomínku splnění a při každém Weekly review odškrtám pouze to, co je hotovo.

Toto krátké shrnutí pouze doplňuje celkový obraz mé práce s aktivní částí – tedy s úkoly a projekty – v mém plánovacím systému. S ohledem na to, jak Evernote dokáže být flexibilní, si samozřejmě můžete nastavit strukturu dle vašich potřeb.

Budeme rádi, pokud někdo takto Evernote používáte, když nám napíšete své postřehy do komentářů.

Ohodnoťte článek

The following two tabs change content below.

Jan Straka

Lektor, finanční kouč
Vizionář s duší malého kluka. V profesním životě jsem propadl dvěma oblastem – financím a osobní produktivitě. Z vlastní zkušenosti vím, že každý má v životě šanci dosáhnout cílů, pokud ví, jaké to jsou. Jako finanční kouč se však každý den setkávám spíše s opačným pohledem na svět. Při lekcích mezi studenty na školách cítím vlnu inspirace, která není ale mnohdy dostatečně podchycena. A to chci změnit. Na cestě za splněním cílů klienty doprovázím, jsem jim partnerem a inspirací. Jak při našich seminářích, tak i ve firemním vzdělávání a individuální práci. Mým hlavním tématem je propojení papíru a elektroniky v běžném životě každého z nás.

Latest posts by Jan Straka (see all)

Starší příspěvky:
Vizitky do Evernote
Uložte si vizitky do Evernote

Pravděpodobně znáte a možná i využíváte nástroj Evernote Hello pro ukládání a správu kontaktů. Možná také využíváte v mobilním telefonu...

Zavřít