Notebook nebo tag?

12.11.2013

Když jsem začínal s Evernote před několika lety, byl jsem plný nadšení, neboť mi byl najednou poskytnut prostor pro archivaci všeho. Byl jsem z této možnosti, asi jako většina uživatelů, nadšený.

Zároveň jsem ovšem vůbec netušil, jak tuto archivaci uchopit. A jelikož jsem měl možnost archivovat všechno, archivoval jsem všechno! Od úkolů přes inspirativní články z webu až po kuchařské recepty.

Co vše se dá a mělo by archivovat bude řešit Dan na jiném místě. Nicméně si dokážete představit, jaký zmatek postupně v mém systému zavládnul. Každá svoboda člověku přináší nepřeberné množství možností a je někdy těžké se v nich zorientovat a správně si vybrat. Stejné je to s Evernote.

Jak efektivně využít strukturu Evernote?

Evernote nabízí řadu možností třídění informací. Tou základní je tzv. notebook (neboli sešit – já osobně tomu říkám šanon). Struktura notebooků se dá tvořit na míru dle vlastních představ, tudíž je na uživateli, jaké oblasti chce sdružovat do svých „šanonů“.

Jednou z možností je využít pouze základní strukturu, např. na své soukromé záležitosti. Jedna oblast = jeden sešit. Evernote je však propracovaný daleko hlouběji, nabízí možnost vést agendu nejen soukromou, ale rovněž pracovní. V základní struktuře by toto vedlo k zahlcení, proto lze využít jako druhé možnosti tzv. stack (v praxi je to, jako by se šanony týkající se pouze jedné oblasti daly do jedné skříně – na obrázku složka OSOBNÍ / PRACOVNÍ).

Evernote - Stack neboli zásobníkyTento postup dává člověku možnost využít jeden program na archivaci veškerých svých pracovních i soukromých záležitostí.

Jednoznačná výhoda – díky synchronizaci s telefonem či tabletem má člověk u sebe vždy veškeré záležitosti, které potřebuje nebo by mohl využít. V praxi to znamená, že stačí na práci v terénu, při pobytu mimo kancelář nebo i na dovolené mít tablet či telefon a připojení na internet.

Jakmile poznámku zařadíme do určitého šanonu, je tam napevno založená. Lze ji kdykoliv přesunout, nicméně, stejně jako u šanonů ve skříni, je dobré se nejprve zamyslet nad strukturou a názvy jednotlivých „skříní a šanonů“.

Při malém množství poznámek má člověk celkem přehled co a kam uložil. Navíc Evernote má skvělou funkci vyhledávání, takže když uživatel zapomene, lze dohledat vše.

Jakmile ale archiv naroste na stovky a tisíce uložených záznamů, je již daleko obtížnější udržet přehled.

Od toho jsou tagy!

Tag je další možnou formou třídění poznámek. Zatímco šanony slouží k vertikálnímu členění (vše okolo mého pracovního týmu je v jednom šanonu), tagy umí členit poznámky horizontálně (jmenovitě lidi – Marek, Honza, Jana nebo porada, individuální jednání, přidělené úkoly, atd.), a to napříč všemi sešity.

Evernote - tagyK čemu je to dobré? Použijeme výše zmíněný příklad pracovního týmu. V sešitu Tým budou veškeré záležitosti týkající se mého týmu, ve složce Marketing budou jednotlivé marketingové akce, přičemž Honza se bude podílet na jedné, Jana na jiné.

Přidělením tagu dojde k jednoduché věci – sloučení veškerých poznámek, kterým je přiřazen tag Jana v celém Evernote do jednoduchého přehledu.

V ten moment získáme přehled o všem, co se aktuálně týká Jany. Neocenitelné zvláště pro lidi vedoucí tým nebo obecně jednající s lidmi – obchodníky, manažery, nákupčími.

V celosvětové komunitě uživatelů se neustále vedou diskuse na téma, zda využívat možnosti takto strukturovat poznámky či nikoliv. Najde se mnohou uživatelů, kteří mají pouze jeden notebook, do kterého ukládají vše a díky tagům třídí. Jiní tagy nevyužívají vůbec!

Z mých vlastních zkušeností vyplývá zlatá střední cesta. Aplikace Evernote mi postupně nahradila veškeré záložky v mém papírovém diáři. Stala se středobodem mého vesmíru. Vytváří základ mého řízení vlastní firmy – veškeré projekty jsou sdruženy na jednom místě, díky čemuž mám kdykoliv a kdekoliv přístup ke všemu podstatnému.

A proto si v dalších článcích ukážeme praktické využití těchto dvou základních nástrojů Evernote, a to na konkrétních příkladech. A než se do toho pustíme, máme na vás otázku – jaký systém notebooků a tagů používáte vy?

Notebook nebo tag?
4.5 (90%) 2 votes

The following two tabs change content below.

Jan Straka

Lektor, finanční kouč
Vizionář s duší malého kluka. V profesním životě jsem propadl dvěma oblastem – financím a osobní produktivitě. Z vlastní zkušenosti vím, že každý má v životě šanci dosáhnout cílů, pokud ví, jaké to jsou. Jako finanční kouč se však každý den setkávám spíše s opačným pohledem na svět. Při lekcích mezi studenty na školách cítím vlnu inspirace, která není ale mnohdy dostatečně podchycena. A to chci změnit. Na cestě za splněním cílů klienty doprovázím, jsem jim partnerem a inspirací. Jak při našich seminářích, tak i ve firemním vzdělávání a individuální práci. Mým hlavním tématem je propojení papíru a elektroniky v běžném životě každého z nás.

Latest posts by Jan Straka (see all)

  • Radoslav Černý

    Super Honzo! Tak jsem si v tom sám udělal jasno a začínám používat tagy, které jsem doteď nepoužíval. Díky, Radek

    • Lifenotes_cz

      Radku, odpovím za Honzu. Je to opravdu o tom, jakou strategii si člověk zvolí. Já sám jsem se dlohou dobu tagům vyhýbal, dnes mi velmi zjednodušují strukturu, vyhledávání a práci s informacemi.

      Hodně štěstí a věříme, že Vám v budoucnu nabídneme informace, které Vaši práci s Evernote posune ještě dál.

      Daniel

  • Vlado Schneider

    Teším sa na ďalšie inšpirácie s Lifenotes.
    Na zaciatku používania som išiel takým do budúcna chaotickým spôsobom, ale cca pred pol rokom som upravil štruktúru:
    Notebooky mám členené podľa rolí (Covey), tagy sú viac menej kontexty. Trochu s tým stále zápasím, lebo dostať tam „celú hlavu“ sa mi asi nikdy nepodarí…

    • Lifenotes_cz

      Vlado, určitě to jde i takto – hlavní je, ať to funguje. Rozdělení podle rolí se využívá často – je jednoduché a funkční. A z hlediska boje s Evernote – je to nejen o systému a nástroji, ale také o návycích a rutinách. O tom ale v některém s dalších článků.

      Daniel

  • Vlado Schneider

    Momentálne hľadám nástroj na riadenie jednoduchých projektov = skôr zdieľanie info v tímoch (robím s viacerými tímami) s jednoduchými to-do listami. Dôležitý je prístup z vonku – klient resp. Externý expert k niektorým častiam projektu.
    Neviem do akej miery to dokáže Evernote. Už týždeň okukávam Basecamp.

    • Lifenotes_cz

      Vlado, využívám Evernote na malé projekty denně – individuálně, ale hlavně v týmu! Sdílení je velmi silné a rozsah nástroje také. Umožňuje mi vytvářet seznamy úkolů, sdílet znalosti, předávat informace klientovi bez toho, aniž by si musel Evernote instalovat. A pokud si jej nainstaluje, jsem s nim schopný sdílet cokoliv. Je to mocný nástroj.

      Daniel

  • Pavel Vokoun

    Přiznám se, že jsem skončil u tagů a vše organizuji jejich pomocí. Ze sešitů mám pouze Inbox, Actions – kde mám veškeré úkoly/GTD , Notes kde mám aktualni své pracovní poznámky (offline na mobilních zařízeních ) Pak mám konečně Reference sešit, což je vlastně Archív, kde jsou veškeré ostatní poznámky. Pak už jen tagy. Kdybych spolupracoval a sdílel poznámky k projektu ve skupině pak bych tedy kvůli sdílení měl každý sešit zvlášť k projektu/týmu. Ale to není můj případ.
    Svůj setup jsem popsal na mitvsehotovo.cz

    • Lifenotes_cz

      Pavle, moc děkujeme za vaše řešení i odkaz. Dovolím si ještě přidat konkrétní odkaz na Vaše články – http://www.mitvsehotovo.cz/?s=pavel+vokoun pro inspiraci ostatním. My přidáme svá „nastavení“ v blízké budoucnosti, určitě najdeme i průniky.

      Daniel

  • Pingback: Notebook nebo Tag? | Jan Straka()

  • Jiri Bachmann

    Tagy jsem se už naučil dříve – jsou fajn. Já mám problém večerním shrnutím. Když přijedu večer ze schůzky, položím noťas a jsem tvrdej. Ráno už mi občas něco unikne. Začínám nyní s „Buzer lístkem“. Potřeboval bych aplikaci, která má více „antiprokrastinačních“ prvků. 😉 (to je vtip)
    Co ale fakt stále nevím – jestli používat papír, nebo aplikaci. Evernote mám na PC, NTB, i Mobilu, ale papír je papír. Psát na papír všecno a mít to zdvojené mi přijde opruz, psát jenom něco mě zase zatěžuje paralýzou :“Co“. Nějak to ještě nemám srovnáno.

    • Lifenotes_cz

      Třeba já jsem ještě pořád „stará škola“. Jedu i na papír (mapy, přemýšlení, rychlé poznámky), ale další informace mám v Evernote. Papíry fotím a zakládám do Evernote.

      Obecně mi v tomto pomohlo vyblokovat si jednou denně/týdně čas, kdy se věnuji „úklidu“. Což je náročná disciplína a proto často Evernote lidem přeroste přes hlavu.

      Daniel

  • Ja pouzivam len zopar notebookov (mam pocit, ze vela bude robit chaos)
    Principialne asi takto (nazvy su ine, ale pre pochopenie struktury):
    – „Sukromne poznamky“ (vsetko moje sukromne),
    – „Bookmarks“ (kde prave testujem, ako rozumne preklopim vsetky bookmars z Firefoxu a budeme to zdielat firemne),
    – „PROJEKTY“ (zdielany s mojim firemnym tymom – to tiez testujem na kolegoch a ladime system spoluprace) TAGS pouzivam tak, ze mam vytvorene tagy podla projektov (001-Rodinny dom…., 002-Bytovy dom, Kosice…, 003.Rodinny…). Tieto projektove TAGS su zlucene v spolocne pod jednym tagom „PROJEKTY“ a potom mam este zlucujuci tag „PROJEKTY ARCHIV“ kde len presuvam neaktivne projekty, aby som zbytocne nemusel scrolovat medzi aktivnymi. Ostatne rrozne tagy su uz len „nasypane“ pod tymito projektovymi, tak ako ma napadaju a pouzivam ich (tie su vsetky len sukromne).
    V podstate zatial velmi nepouzivame, ze jedna poznamka viac Tagov.
    Uvazujem aj nad tym, ze kazdy Projekt bude samostany NOTEBOOK, lebo zatial to triedim len tymi TAGMI, ale nevyhodu vidim v tom, ze potom musim vzdy definovat pre kazdy novy projekt zdielanie s ludmi v tyme… takto je to lahko zaradene v zdielanom notebooku a novy projekt je rychlo zalozeny, nemusim nikoho zatazovat s odklikavanim zdielania a pod….
    Pouzivame zatial system firemne tak, ze ja mam platene konto a kolegovia free konta a ja to cele od seba riadim. Poskulujem aj pod Evernote Busines, len som nejako nevyhodnotil, ze ci to bude mat zasadny prinos (5 ludi vo firme).

    • Lifenotes_cz

      Určitě to záleží na způsobu práce a definování přístupů – ne vždy je možné sdílet všechny poznámky, které se v rámci projektu objeví. Vaše Evernote strategie se mi líbí a určitě je funkční a myslím si, že v malém týmu s menším množstvím projektů výborně využitelná.

      Děkuji moc za inspirativní komentář.

      Daniel

      • To je pravda, vsetky poznamky ani nie su zdielane. Napriklad dohodnute cenove podmienky z rokovani s klientom, ktore nemaju vidiet vsetci v tyme maju priradeny TAG daneho projektu a drzim ich v sukromych poznamkach (To je asi jedina situacia, ked je rovnaky TAG je priradeny poznamkam v roznych notebookoch). Ja pri klinuti na dany projektovy TAG vidim vsetky poznamky projektu a ostani len zdielane poznamky. Rovnako kolegovia, ak si znacia k projektu nejake poznamky, ktore ostatni nemusia vidiet, tak to mozu spravit rovnako. Jedina blbost co pri tom vznika, ze sa im zduplikuje TAG a zaradi sa 2x rovnaky nazov pod seba (jeden je priradeny zdielanemu notebooku a jeden ich sukromnemu) – su akoby sparovane s rovnakym nazvom a ani po zmazani sukromnej poznamky (ani s TRASH) sa dany TAG nezrusi. Zostane tam v zozname otravovat uz stale.. Ale zatial to nie je ziadna tragedia.

Starší příspěvky:
KustomNote pro Evernote
KustomNote pro šablony poznámek

Dnes zabrousíme k multiplatformní službě a aplikaci, kterou je možné využívat stejně dobře i bez mobilního zařízení. Díky tomuto nástroji...

Zavřít