Moje GTD v Evernote

Jak jsem psal ve svém minulém článku, rozhodl jsem se používat pro účely své osobní produktivity Evernote. Nejprve to bylo jaksi z hecu – všichni, včetně mě, využívali na GTD nějakou speciální aplikaci a zároveň bylo dost hlasů tvrdících, že „Evernote prostě není jako úkolovník vhodný“. Tak jsem se rozhodl to zkusit.

Prostudoval jsem řadu nastavení ať na českých, tak i zahraničních serverech a došel k závěru, že si systém stejně musím nastavit podle sebe a svých potřeb. Čekáte-li ortodoxní GTD, nečekejte.

Jak bylo popsáno v minulých článcích, základem systému je INBOX neboli hlavní notebook. Do něj shromažďuji veškeré informace, které považuji za sledováníhodné! Poslední slovo podtrhuji. Na rozdíl od Davida Allena si nemyslím, že potřebuji zaznamenávat jakoukoliv věc, která mě napadne. Proto do INBOXu putují zejména úkoly, poznámky z terénu a nápady, případně důležité maily k archivaci.

Jeden sešit nebo více?

GTD notebook v Evernote

Pokud se metodou GTD či osobní produktivitou zabýváte, pak víte, že se liší přístupy ke GTD nastavení v Evernote. Někdo využívá jeden notebook pro celé GTD a odlišuje vše pomocí štítků (tagů).

Druhým přístupem je oddělený systém notebooků pro účely jednotlivých seznamů s minimem tagů.

Osobně jsem vyzkoušel oba dva přístupy, abych nakonec zakotvil u varianty první – jeden GTD notebook.

Jak vidno z obrázku můj základní sešit GTD je v podstatě souborem sešitů (stacks) a obsahuje sešity

  • Actions – aktuální úkoly
  • Hotové úkoly
  • Someday – věci k řešení někdy v budoucnu
  • Weekly Review – sešit všeho, co chci revidovat a připomínat si na týdenní bázi (postup weekly review, ale také např. osobní poslání)

Seznam projektů nepoužívám, resp. Projekty jsou odděleny jako samostatné skupiny notebooků.

GTD systém projektů

 

 

 

 

Vše řeší štítky (tagy)

Štítky používám v několika základních rovinách:

  • kontext – začíná označením „@“ – např. @doma, @telefon, @pochůzky
  • projekt – úkol je většinou přiřazen určitému projektu – #LifeNotes, #řešímebydlení.cz, apod.
  • čas – používám dva základní – „!Today“ a „+Tento týden“

Původně jsem podlehl nutkání mít velké množství různých štítků, přičemž jsem nakonec byl zahlcen a systém se stával neefektivním. Proto jsem vše velmi zredukoval na dnes využívané:

  • @Pochůzky
  • @Telefon/Email
  • @Práce
  • @Projednat
  • @Doma/Osobní
  • @MIT (speciálně používané ke stanovení každodenních 3 nejdůležitějších úkolů)

Jak to celé funguje? Jednoduše!

Kontrola mého workflow a práce s ním probíhá ve 3 rovinách:

  • kontext
  • projekt
  • čas

Řekněme tedy, že mi volá Dan s požadavkem, abych něco zkontroloval na našem webu, ideálně tento týden. Jsem-li v danou chvíli u počítače a úkol vyžaduje více času, zapíšu si jej rovnou do složky Actions v mém GTD. Poznámku oštítkuji postupně tagy – @Práce, #LifeNotes, +Tento týden.
GTD úkol s tagy

 

 

 

 

 

 

Probíhá-li zmíněný telefon s Danem mimo počítač, využiji na svém iPhonu aplikaci FastEver, o které jsem se zmiňoval v předminulém článku. V této aplikaci mám primárně nastavený pouze INBOX jako hlavní notebook, jinak nic jiného. Zařazení do složky Actions a oštítkování tak probíhá při večerním čištění INBOXu.

Je-li úkol složitější a potřebuje více kroků, nerozděluji jej do vícero poznámek, pouze do těla poznámky tyto podúkoly vyznačím.

GTD úkol s podúkoly

 

 

Základní orientace – shortcuts

Mí zástupci - shortcuts

Nová verze Evernote nabízí možnost zobrazit v postranním panelu tzv. Zástupce (Shortcuts). Díky tomuto nástroji lze nadefinovat své každodenní workflow velmi jednoduše a efektivně.
Jakožto člověk pracující spíše v časové ose, než-li v rovině kontextů, potřebuji vytvářet svůj každodenní to-do list.

Vše tedy začíná při týdenním review, kdy si projdu veškeré aktuální projekty a nadefinuji Actions pro následující týden (označím štítkem +Tento týden).

Při ranní kávě nebo při večerním review se již orientuji pouze na složku +Tento týden, ze které vybírám úkoly na další den. Tyto jsou oštítkovány „!Today“.

Mám-li něco skutečně urgentního – svou „žábu“, kterou musím zpracovat, označím ji štítkem „@MIT“.

V praxi pak během dne zpracovávám úkoly v následujícím pořadí:

1. @MIT
2. !Today
3. případně dle kontextu nebo další úkoly z označení +Tento týden

Hotové úkoly mažu – nemám potřebu si je archivovat. Pouze vyjímečné případy vztahující se k určitým archovivaným krokům odkládám do složky hotové úkoly, přičemž smažu vždy štítek týkající se kontextu a času, projekt zanechávám pro lepší vyhledávání.

Možná to celé na první pohled působí lehce neohrabaně až složitě, nicméně jsem po několika dnech získal snadný rytmus jak přidělování tagů, tak i zpracovávání informací. Výsledkem je pak jednoduchý a efektivní systém.

Příště si povíme něco o složitějších projektech a záležitostech v rámci tohoto GTD nastavení.

A jak jste na tom se svým systémem produktivity v Evernote vy? Napište nám, zda používáte a případně jak.

Moje GTD v Evernote
4 (80%) 1 vote

The following two tabs change content below.

Jan Straka

Lektor, finanční kouč
Vizionář s duší malého kluka. V profesním životě jsem propadl dvěma oblastem – financím a osobní produktivitě. Z vlastní zkušenosti vím, že každý má v životě šanci dosáhnout cílů, pokud ví, jaké to jsou. Jako finanční kouč se však každý den setkávám spíše s opačným pohledem na svět. Při lekcích mezi studenty na školách cítím vlnu inspirace, která není ale mnohdy dostatečně podchycena. A to chci změnit. Na cestě za splněním cílů klienty doprovázím, jsem jim partnerem a inspirací. Jak při našich seminářích, tak i ve firemním vzdělávání a individuální práci. Mým hlavním tématem je propojení papíru a elektroniky v běžném životě každého z nás.

Latest posts by Jan Straka (see all)

Starší příspěvky:
Evernote na Android
Jak na rychlé poznámky v Android

Myslím si, že pro ukládání poznámek do inboxu je třeba mít co nejrychlejší a nejjednodušší systém, jinak se může stát,...

Zavřít