Jak na účtenky v Evernote

Těším se na okamžik, kdy se konečně zbavíme papírových účtenek. Ano, mám papír rád, nicméně většinou jen do chvíle, kdy potřebuji vyhledat informaci na něm zapsanou či vytištěnou. Do dnešního dne se mi nepodařilo přesvědčit při reklamaci dotyčnou zodpovědnou osobu o přijetí vadného zboží k posouzení na základě elektronické (vyfocené nebo naskenované) účtenky. Několikaminutové spory skutečně vždy vyústily v mou rezignaci.

Abych předešel podobným situacím, díky kterým trávím čas na místech, o které rozhodně nestojím, vytvořil jsem si systém schopný velmi rychle a spolehlivě najít nejen účtenku elektronickou, ale také tu papírovou. Princip je velmi jednoduchý a snadno realizovatelný. Po veřejných školeních Evernote je to jeden z prvních praktických příkladů, které účastníci nasazují i do svého života. Fungovat začne velmi rychle.

Zaznamenávání

Účtenky skenuji nejčastěji prostřednicvím funkce pro pořízení fotky v Evernote v režimu Dokument. Ano, mohl bych využít také některého z nástrojů, jakými jsou Scannable, ScannerPro nebo Scanbot, nicméně pro tyto účely to neshledávám až tak potřebným a režim v samotném Evernote mi více dostačuje. Stejně tak v případě, kdy se vám během týdne nahromadí účtenek desítky, doporučuji pořídit si některý z výkonných scannerů s podavačem pro více papírů (například Evernote ScanSnap) – ušetří spoustu času i a investované peníze se velmi rychle vrátí.

Evernote Scansnap

Nezbytnou součástí zaznamenávání je určení (a následné dodržení) termínu, kdy budete účtenky skenovat. Někdo se přiklání ke každodennímu skenování, já mám rád evidenci na týdenní bázi. Jednou týdně v neděli si vyhradím 5 minut a účtenky naskenuji. Vyberte si vlastní intervaly a dodržte je. Chvíli poté, co účtenky převedu z papírového světa také do Evernote, přichází na řadu jejich papírová i digitální organizace.

Organizace

  1. Umístění do papírové obálky
  2. Kontrola fotky v poznámce
  3. Přidání štítků
  4. Přesunutí do zápisníku

Umístění do papírové obálky

Fyzický archivační systém jsem si velmi jednoduše vyrobil z A4 obálek, které mám umístěny v papírovém šanonu. Každá z obálek má pojmenování podle šablony “YYYY MM/MM”, tzn. aktuální rok doplněný o dva měsíce (např. “2014 listopad/prosinec”). Každou z účtenek, kterou zaznamenám do svého Evernote, okamžitě vkládám do obálky s názvem podle aktuálního měsíce a roku. Skenuji-li v říjnu 2014, spadne účtenka do obálky “2014 září/říjen”. Účtenky se nijak nesnažím řadit ani skládat.

Kontrola fotky v poznámce

Jakmile pořídím fotografii účtenky, pro jistotu ještě překontroluji čitelnost textu na fotce, která je důležitá pro OCR vyhledávání. Ve většině případů platí, že pokud je fotografie kvalitní, je možné dohledat účtenku prostřednictvím vyhledávacího pole v Evernote. Základem je, aby text na fotce nebyl rozmazaný.

Přidání štítků

Přiřazení štítků poznámce s vyfocenou účtenkou je klíčové. Základem je poznámku oštítkovat podle obálky, do které jsem ji vložil, respektive podle měsíce, ve kterém jsem skenování prováděl. Dále vždy přiřazuji štítek “účtenka” a název místa, kde jsem zboží zakoupil. Poznámka tak výsledně může být oštítkována například takto:

  • 2014
  • prosinec
  • Datart
  • účtenka

Evernote účtenka

Přesunutí do zápisníku

Ve chvíli, kdy je účtenka naskenována do Evernote a štítky přiřazeny, přesouvám účtenku do svého osobního archivu (zápisník „O Archiv“). Nemám důvod evidovat účtenky ve speciálním zápisníku, ačkoliv jsem si vědom, že někteří z vás by toto využili. Rozhodnutí je na vás.

Hledání

Vyhledávání pak probíhá velmi snadno. V případě potřeby reklamace napíšu do vyhledávacího pole klíčové slovo a Evernote mi vyhledá všechny poznámky, které klíčové slovo obsahují. Může jít o název zboží nebo obchod, ve kterém jsem jej zakoupil. Vyhledávání doplním ještě o vyhledávací dotaz „tag:účtenka„, který mi zajistí, že se mi budou zobrazovat skutečně jen účtenky. Celý vyhledávací dotaz je pak např. „tag:účtenka Datart„.

Fyzickou účtenku pak dohledám velmi snadno podle štítků s názvem měsíce a rokem. Vím okamžitě, do jaké obálky se ponořit a podle grafické hlavičky účtenky pak velmi snadno najdu i ten kus papíru potřebný pro reklamaci.

Hledání účtenky v Evernote

Stačí jen několik vteřin

Evidence účtenek v Evernote a papírových obálkách mi slouží velmi dobře již dlouhou dobu k tomu, abych kdykoliv našel jakoukoliv účtenku a neztrácel tak čas hledáním na nejrůznějších místech. Účtenku v digitálním světě najdu do několika vteřin a pokud jsem u svých obálek, tak i ta papírová je otázkou jedné minuty. Podobný princip lze aplikovat nejen na účtenky, ale také na další papírové dokumenty (smlouvy atd.). O tom ale již v některém z dalších článků.

Jak na účtenky v Evernote
5 (100%) 5 votes

The following two tabs change content below.
Lektor, trenér a konzultant pro sebeorganizaci, cestovatel, sportovec a milovník lidí, kávy a přírody. Je zakladatelem portálu LifeNotes, který sdružuje uživatele Evernote v ČR a SR. Jako podnikatel na volné noze realizuje semináře k metodě sebeorganizace GTD a myšlenkových map. Během tréninků klade důraz na změny, které účastníci realizují, a nikoliv na pouhé předání informací. Jeho semináři prošlo již více než 1000 účastníků - ředitelé, manažeři, obchodníci, konzultanti, asistentky i podnikatelé. Pochází z Ostravy, ale pohybuje se během týdne po celé ČR i v zahraničí. Pokud nevede či nepřipravuje vzdělávací a rozvojové akce, píše články či knihy nebo se toulá po světě.
Starší příspěvky:
Nejlepší články o Evernote
Nejčtenější články o Evernote z roku 2014

Je to již měsíc, co při psaní data končíme číslovkou 2015, ale až nyní se dostávám k tomu, abych vám...

Zavřít