Jak na projekty s Evernote

14.11.2013

Evernote je nejen skvělý archivační systém, ale zároveň slouží velmi dobře jako praktický nástroj při řízení projektů. Jak? Ukážeme si v tomto článku.

Je to projekt nebo úkol?

Ve svém pracovním životě využívám základy metody GTD Davida Allena (mitvsehotovo.cz), která mi velmi usnadňuje každodenní záplavu pracovních povinností. Neznám uživatele GTD, který by ji využíval ve 100% čisté podobě a ani já nejsem vyjímkou. Z GTD jsem si vzal několik pro mě podstatných věcí. Jednou z nich je odlišení úkolu a projektu.

EN_NotebooksZatímco úkol je jednotlivá konkrétní činnost, projekt je soubor složený právě z těchto činností. Nijak překvapivé zjištění, nicméně důležité pro nastavení Evernote jakožto projektového systému řízení.

Zatímco Allen doporučuje mít projekty na jednom místě, mé vnímání světa mi ukazuje spíše jinou cestu. Původně jí byly životní role dle Stephena Coveyho, až jsem se nakonec zabydlel v pro mě přirozenějším systému – dle Areas of Responsibility aneb oblastí, ve kterých jsem jakkoliv involvovaný, tedy potřebuji mou pozornost na pravidelné bázi.

Nejsem od přírody strukturovaný člověk. Baví mě mít ve věcech pořádek, ale systematický rozhodně nejsem. Proto jsem si potřeboval svůj pracovní systém co nejvíce zjednodušit.


Notebooky tedy symbolizují mé Areas fo Responsibility + složku GTD.

V každém notebooku jsou vždy veškeré poznámky poznámky týkající se dané oblasti. Člením si je dle tagů.

Projekt a práce s ním

Pokud tedy zakládám nový projekt, je třeba posoudit, nakolik je tento rozsáhlý. Pokud je příliš velký, rozdělím jej na menší díly.

Projekty označuji vždy znakem #. Toto značení poskytuje dvě základní výhody:

  1. Odliším tak ostatní poznámky od těch projektových
  2. Vložení speciálního znaku vždy automaticky umožní seřazení takto označených poznámek na začátek seznamu.

Příklad:
# | 2013.11.12. | JMÉNO KLIENTA – popis případu

EN_můj systém tagůDatum vkládám do názvu záměrně, abych měl neustále na očích, jak dlouho již na případu „pracuji“.

Takto nazvanou poznámku opatřím tagy: @MIT, #LIFENOTES, díky čemuž se mi zobrazí pod těmito tagy spolu s ostatními projekty, které jsou velmi důležité a zároveň se týkají LIFENOTES.

Systém tagů jsem si zvolil jako alternativu Kontextů od Davida Allena, ale tak nějak přirozeně mé práci.

Díky tomuto systému vím, že je-li něco opatřeno znakem @, jedná se o nutnou akci = úkol, a u znaku # vím, že to není jediná akce, nýbrž větší projekt.

Projektová poznámka obsahuje jednotnou strukturu:

  • Popis projektu – o co jde a co je cílem
  • Seznam nutných kroků – využívám možnost vložit do poznámky úkol – na začátku projektu rovnou rozmyslím potřebné kroky a sepíši. Postupně odškrtávám hotová políčka
  • Poznámky – zapisuji si vše podstatné k projektu – co poznámka, to nový řádek začínající vloženým datem

 

EN_projekt

Vždy na týdenní bázi, když čistím stůl, projdu všechny projekty i úkoly, vyberu ty, kterým se budu věnovat v následujícím týdnu a podle toho je označím. Velmi jednoduchý a rychlý systém práce.

 

 

Shortcuts, neboli „Zástupci“

EN_shortcuts

Jelikož na menším notebooku není příliš prostoru na listování, mám nejpoužívanější místa, tagy, notebooky umístěny v zástupcích pro rychlou navigaci.

Zároveň na telefonu mám tyto položky zobrazeny jako první, což usnadňuje a zrychluje přístup v terénu.

 

 

Závěrem

Jak je možné si všimnout, využívám přece jen ještě sešit Actions, Someday a Weekly review. O jejich nastavení bude řeč někdy v následujících článcích. Nicméně prozradím, že do složky Actions „padají“ veškeré záležitosti, které nejsou přiřaditelné k žádnému z projektů.

Totéž se týká tagu !Tento týden, který úzce souvisí s týdenním plánováním. O tom ale také až příště.

 

Jak na projekty s Evernote
3 (60%) 1 vote

The following two tabs change content below.

Jan Straka

Lektor, finanční kouč
Vizionář s duší malého kluka. V profesním životě jsem propadl dvěma oblastem – financím a osobní produktivitě. Z vlastní zkušenosti vím, že každý má v životě šanci dosáhnout cílů, pokud ví, jaké to jsou. Jako finanční kouč se však každý den setkávám spíše s opačným pohledem na svět. Při lekcích mezi studenty na školách cítím vlnu inspirace, která není ale mnohdy dostatečně podchycena. A to chci změnit. Na cestě za splněním cílů klienty doprovázím, jsem jim partnerem a inspirací. Jak při našich seminářích, tak i ve firemním vzdělávání a individuální práci. Mým hlavním tématem je propojení papíru a elektroniky v běžném životě každého z nás.

Latest posts by Jan Straka (see all)

  • Roman

    Dobrý den, měl bych otázku k placení verzi Evernote.
    Pokud ji zaplatím a někdo jiný bude přistupovat k sdíleným datům bude také muset platit nebo stačí jen má platba. Jde mě o to ab ynapř. přes mobil klienta mohli využívat např. offlene provozu nebo velikosti dat atd.
    Nebo to musíme všichni přistupovat pod jedním účtem ?

    děkuji za radu

    • Lifenotes_cz

      Romane, pokud budete mít Premium verzi pouze Vy, můžete notebooky sdílet i s lidmi, kteří mají Free verzi. Platíte tedy pouze vy a ostatní přistupují a také editují sdílená data.

      Platí pro ně však nadále omezení, která se k Free verzi vztahují – datové přenosy 60MB měsíčně a online mód v případě mobilního klienta.

      • Roman

        Dekuji, tak nic. Moc drahe
        Budu hledat jine reseni

  • Pingback: Jak na projekty s Evernote | Jan Straka()

  • Lifenotes_cz

    Je to trošku složitější. Sdílet můžeme všichni i ve verzi zdarma, nicméně obsah takto nasdílených zápisníků (notebooks) nemohou lidé standardně upravovat (editovat, přidávat vlastní poznámky, sdílet dál). Obejít se to dá využitám „webového“ nástroje, kde mohu nasdílet s jakýmkoliv oprávněním, i když jsem uživatel verze zdarma (nehledal jsem, zda je to chyba nebo záměr).

    S tím offline – pokud nebyla poznámka v mobilním zařízení otevřena v online módů dříve, neměla by být (vyjma hlavičky) dostupná ve chvíli, kdy nejsem připojený k internetu. Evernote si uloží poznámky, které jsem si otevřel, když jsem byl připojený, ale druhý den už je tam nemusím mít (stejně tak nedostanu automaticky aktualizaci poznámky do telefonu ve chvíli, kdy ji upravím třeba v PC). Na druhou stranu mám-li Premium, poznámky se mi synchronizují do mobilu a zůstávají, projeví se také aktualizace na jiném zařízení pod stejným účtem. Nemám teď možnost vyzkoušet to na Android, ale nevím o tom, že by byly rozdíly mezi ním a ostatními mobilními OS.

    • duchove.com

      Nechci se přít, ale opravdu to tak je, mám Premium verzi jenom proto že potřebuji větší datový tok, ale opravdu na Androidu to tak funguje, nevím jestli je to chyba, ale určitě to tak je, prostě natáhnu poznámku do androidu, odpojím se od sítě a je tam stále – upravím jí – a jakmile se připojím, zálohuje se na Cloud, tedy alespoň to tak bylo cca. před půl rokem.

      • Lifenotes_cz

        Nejde o spor:) Takto ta poznámka zůstane. Chtělo by to vyzkoušet spíš to, zda se poznámka aktualizuje v mobilním zařízení ve chvíli, kdy je upravena jinde (s free verzí). Na iOS jsem to pro jistotu před chvíli ověřil a zůstává v původním stavu, dokud ji znova neotevřu (pak se natáhne a aktualizuje). S Android zařízením dnes nepracuji, ale zapátráme po tom, třeba má někdo podobnou zkušenost.

  • Pingback: Projekty a životní role v Evernote | LifeNotes()

Starší příspěvky:
Evernote notebook
Notebook nebo tag?

Když jsem začínal s Evernote před několika lety, byl jsem plný nadšení, neboť mi byl najednou poskytnut prostor pro archivaci všeho. Byl...

Zavřít