Evernote pro organizaci úkolů

28.1.2014
Pavel Vokoun

V prvé řadě, aby bylo jasno: Evernote není nástroj vytvořen pro správu úkolů! Přesto ho tak mnoho lidí používá. Stejně tak i já. Pokud jste ale GTD fundamentalista, tak dál radši nečtěte.

Když jsem Evernote v prosinci 2009 začal používat, hledal jsem způsoby jak dvě, zdánlivě nesourodé, věci – tedy poznámky k projektům a úkoly z nich vyplývajících – spojit.  Pro mě to bylo a stále je dost logické spojení a chtěl jsem použít pro obě věci jen jeden nástroj. Po půl roce bádání jsem našel svůj způsob inspirovaný tímto článkem a záhy na to jsem opustil své, do té doby dlouho oblíbené, Toodledo a přesunul se s úkoly do Evernote (dále jen EN). A ve stejné podobě v podstatě spravuji spokojeně úkoly až dosud.

To jak jsem si já ohnul EN pro sebe, reflektuje můj způsob práce a myšlení a nemusí vám pochopitelně vyhovovat. Tak jako u všeho to berte jako možnou inspiraci. Podstatné pro můj systém bylo, aby byl co nejjednodušší a přesto stále splňoval pár základních požadavků GTD/ZTD.  A hlavně, aby vyžadoval jen minimální náklady na „režii“ udržování systému. V tom se mi osvědčil. Funguje mi jak ve chvílích, kdy nemám chuť na nějaké pravidelné revize, tak i když jsem důslednější a mám vyšší nároky na systém.

Než se do toho pustíme, tak ještě pár poznámek: Následující řádky počítají s tím, že EN znáte a umíte jej používat. Taky se počítá s tím, že byste rádi právě EN používali pro své úkoly a hledáte způsob, jak na to. Nebudu ale vysvětlovat základy používání EN a ani GTD. Používám anglickou verzi EN běžící na Windows 7, věřím však, že si přeložíte mnou použitou anglickou terminologii Evernote či najdete obdobu pro verzi Mac OS.

Základní nastavení v Evernote

EN nikomu nenutí „správný“ způsob, jak s nim budete pracovat, ukládat a třídit poznámky, on totiž skutečně neexistuje! Aplikace jen nabízí stavební kameny, jako je Notebooks, Tags a Saved Searches, s jejichž kombinací můžete dosáhnout toho, že najdete kombinaci, která vám „sedne“

Pro práci s úkoly, nebo GTD chcete-li, je moje základna opřena o:

  1. Jeden Notebook (Actions) pro všechny poznámky s úkoly
  2. Checkboxy pro jednotlivé úkoly v poznámce a jejich odškrtnutí při označení za hotové
  3. Vhodně pojmenované tagy pro kontexty a podobné, potřebné pro filtrování pohledů na úkoly
  4. Saved searches – Uložená hledání, která automaticky zobrazí poznámky s úkoly podle daných kritérii – to je jádro systému

Základní kameny systému si můžete prohlédnout na obrázku níže:
Základní kameny systému
Úkoly v Evernote

1. Jeden Notebook

Jeden notebook (Pominu-li Inbox) stačí. V něm jsou veškeré poznámky s úkoly. Já ho nazývám Actions. Mám další Notebooky, pro aktuální poznámky, se kterými pracuji (NOTES) a pak už jen Archiv všeho REFERENCE. To ale není pro pro úkoly samotné. Úkoly jsou vždy v Actions

2. Checkboxy

Každý jeden úkol vždy začíná checkboxem. Pokud je úkol hotov, checkbox zaškrtnut. Moje nejčastěji používaná klávesová zkratka v EN je právě pro přidání nového checkboxu (CTRL+SHIFT+C). Mě to připadá jednoduší, než dávat k poznámce speciální tag (např. tag „hotové“). Navíc se s tímto atributem pak dobře pracuje v Saved Searches

V jedné poznámce je buď jeden úkol, nebo více postupných úkolů (podle GTD bych pak poznámky s více úkoly měl nazývat projektem, což je mi, jako projektovému manažeru, naprosto proti srsti).

3. Vhodně pojmenované tagy

S tříděním úkolů a celkově prací s úkoly používám vnořené tagy (nested). Já jsem se poučil, že i tady méně znamená více. Tagy pro úkoly (GTD chcete-li) vždy začínají speciálním znakem. Tím je odlišuji od tagů pro ostatní poznámky. Speciální znak totiž pomáhá pak i jako „našeptávač“, když tag přidělujete k poznámce s úkolem. Např. začnete psát „!“ a EN vám nabízí všechny tagy začínající „!“ (viz obr.)

Ke každé nové poznámce dám příslušné tagy, ale přinejmenším kontextový tag.

Mnou používané minimum:

  • @ – zavináč – pro kontexty. Já jich mám jen málo, a jsou to spíše oblasti zaměření (areas of focus), jeden soukromý @me, jeden pracovní @work a jeden pro mé působení v křesťanské komunitě @teo
  • ! – vykřičník – pro statusové tagy – tí míním:
  • !next – next action, nejdůležitější tag. Použím pro označení úkolů, na kterých v rámcí dne/týdne chci pracovat
  • !waiting – to jsou mí „čekatelé“ – úkoly, u kterých čekám na vstup či akci od někoho jiného, do té doby jsou u mně „u ledu“
  • !MIT a !BigRock – volitelné pokud si chcete označit, které úkoly pro ten den a týden jsou pro vás důležité.
  • !agenda – poznámky k diskuzi na schůzku, nebo až se s tím člověkem uvidíte (správně by asi mělo být @agenda kontextový tag, ale já skutečné kontexty nepoužívám, takže to mám jako !agenda, navíc i ve noteboooku „Notes“ kde vedu aktivní poznámky k věcem které jsou „v běhu“)
  • !maybe – osobně nepoužívám, Někdy/možná mám mimo Notebook Actions – v tzn. Reference notebooku, s dalšími tagy pro bližší určení (např. restaurace, pokud se to týká nějakého gurmánského tipu, books – pokud se jedná o knihy, která mě zaujala pro pozdější přečtení atd)
  •  .  -tečka – pro všechny mé skutečné soukromé a pracovní projekty
  • # – mřížka (hash) – pro dlouhodobé cíle

4. Saved Searches (Uložená hledání)

V nich spočívá práce s úkoly samotná. Slouží k  jakési automatizaci. Saved Search vám vyfiltruje seznam poznámek s úkoly, které splňují definovaná kritéria. Kritérii jsou pak přítomnost vašich checkboxů a určitých tagů. Ve Windows verzi EN v poli hledání se vám automaticky nabízejí poslední i uložená hledání (Saved Searches), nebo si ty nejpoužívanější můžete připnout do Oblíbených (Favorites) a tak je mít vždy rychle „po ruce“ (viz obrázek 1)

Syntaxe pro saved searches se dá najít třeba zde. Já sám ji stále zapomínám, protože je potřebujete znát jen jednou, a to jen na začátku když si stavíte své GTD v EN.

Níže jsou mé Saved Searches a za jednotlivými jejich názvy je pak v závorce moji konkrétní syntaxe, kterou si můžete pro sebe upravit. Název Saved Search začínám podtržítkem, jen abych je odlišil od ostatních, a měl je pěkně na začátku seznamu u sebe.

Základní Saved Searches, které mám, jsou:

  • _NEXT@WORK („notebook:Actions todo:false tag:@work tag:!next“) – zobrazí všechny poznámky, které mají kontext @work a tag !next a kde alespoň jeden poslední checkbox je stále nezaškrtnutý – tedy nějaký úkol je ještě nesplněn. To jsou mé pracovní projekty, úkoly, kterých mám většinou nejvíce
  • _NEXT („notebook:Actions todo:false tag:!next -tag:@work“) – obdobně jako výše, ale pro všechny ostatní kontexty, tedy mé soukromé úkoly ve všech ostatních rolích.
  • _Waiting („notebook:Actions todo:false tag:!waiting“) – všechny úkoly, které mají tag !Waiting a alespoň jeden checkbox stále ještě nezaškrtnutý – všichni mí „čekatelé“
  • _ToDo („notebook:Actions -tag:!next todo:false -tag:!waiting“) – to jsou veškeré poznámky, které mají nesplněný úkol (checkbox nezaškrtnutý) a nemají ještě jsem jim nepřidělil tag: !next. Tedy budoucí potenciální úkoly, které chci udělat, ale ještě nepřišel jejich čas.
  •  _Finished („notebook:Actions -todo:false todo:true“)  – poslední důležité uložené hledání, které zobrazí všechny úkoly, které mají všechny chceckboxy už zaškrtnuté = splněné úkoly.

Samozřejmě pokud používáte více kontextů, tak si vytvoříte příslušné Saved Searches, abyste viděli aktivní úkoly pro daný kontext. Nebo Saved Search pro jednotlivé projekty. Mně to stačí takto. Pokud potřebuji vidět všechny jednotlivé poznámky a úkoly k projektu (nezaměňuj s pojmem GTD projekt, tedy začínající tagem s tečkou) tak si jednoduše v EN vyfiltruji všechny poznámky pro daný projekt. A to je v základu celé.

Dále pak můžete budovat nadstavbu, pro své #cíle.  EN funkce note link pomáhá v orientaci. Uděláte si poznámku s #cílem, a do ni si vložíte prolinkované poznámky k jednotlivým dílčím projektům, které vás k cíli dovednou. V projektu pak máte note link k poznámkám s jednotlivými úkoly. V poznámce s #cílem samotným, pak si dál můžete linkovat jiné další EN poznámky s uloženými informacemi, které jste našli na internetu, které se týkají splnění daného cíle. Note Link je v tomto skvělým pomocníkem.

Se skutečnými projekty (tzn. ne GTD projekt) můžete naložit stejným způsobem. Máte Master Project Note se základním „bio“ projektu. (Co, kdy, za kolik atd.) V této master poznámce máte pak prolinky (note links) do dílčích poznámek obsahující konkrétní úkoly s checkboxy v Notebooku ACTIONS.

Životní cyklus úkolu

S výše popsaným nastavením pak typická práce s jedním úkolem vypadá asi následovně.

Krok 1.

Všechny nápady a poznámky na cestách z mobilu, nebo web clips z prohlížeče jdou vždy do INBOXu.

Krok 2.

Inbox pak pravidelně kontrolujete, jak vám velí vaše návyky. Pokud např. web clipping vás inspiruje k nějaké akci, přidám do poznámky jeden checkbox, či více, a stručný popis jednotlivých next actions. Vložím kontextový tag např. @work, protože je pracovní úkol, (případně projektový tag začínající „.“ – tečkou) a přesunu do Notebooku Actions. Pokud se úkol má odehrát v konkrétní, ale vzdálené budoucnosti, na kterou nechci zapomenout, přidám Připomínku (Reminder)

Krok 3.

V rámci týdenní a denní revize se podívám (mimo jiné) na Saved Search – ToDo, kde vidím všechny poznámky, které mají checkbox ještě neodškrtnut (úkol nesplněn) a přitom nemají ještě tag !next. Tedy úkol, na kterém jsem ještě nezačal pracovat. Např. ten z kroku 2. Pokud je ten pravý čas na něm zapracovat, prostě mu přidám prostě tag !next. Volitelně přidám časovou připomínku, pokud to vidím jako výhodné

Krok 4.

Chci začít na něčem dělat a vidět, jak jsem si na ten den/týden naplánoval. Otevřu Saved Seach NEXT respective NEXT@Work podle toho v jakém pracovním módu jsem (soukromý/pracovní) a vidím všechny své next actions poznámky s úkoly. Třeba i ten z kroku 3.

Krok 5.

Jakmile dokončím úkoly, odškrtnu příslušné checkboxy v dané poznámce. Můžu přidat do poznámky případně další checkbox s next actions na příště.

Dejme tomu že další next actions vyžaduje odpověď od kolegy. V tom případě přidám tag !waiting a odeberu tag !next. Úkol zmizí s NEXT saved search a objeví se ve WAITING – kterou pravidelně kontroluji, aby mi nic neuniklo.

Krok 6.

Pokud jsem odškrtal všechny úkoly a mám hotovo, pak poznámka se splněnými úkoly ze Saved Search NEXT (resp. NEXT@Work nebo WAITING) sama zmizí. Dále mě už neruší a můžu se soustředit a další next actions.

Krok 7.

Konečně jednou za týden projedu Saved Search FINISHED, kde se objeví všechny úkoly, které jsou zcela „vyškrtané“. Tedy žádný checkbox není prázdný. I úkol z kroku 6. Já osobně nearchivuji poznámky s úkoly. Pokud potřebuji, tak je zcela jednoduše přesunu z Notebooku ACTIONS do jiného, případně ještě dále dotaguji podle mého gusta. Tím pádem žádná ze Saved Searches takové poznámky už nenabídnou, protože ty sledují pouze  Notebook ACTIONS.

Priority v EN

Priority v jednotlivých úkolech pak řeším pomoci tagů !MIT and !BigRock a příslušných saved searches. Nebo ještě jednodušeji mám jen jednu separátní poznámku nazvanou MIT, kterou mám připnutou na liště. Tam přepisuji ty tři nejdůležitější úkoly ze Saved Searches NEXT resp. NEXT@WORK a chci se na ně pro ten den soustředit.

Závěr

A to je vše. Možná to vypadá příliš komplikovaně, ale pro mě to pochopitelně má logiku. Práce s tagy je v podstatě pak minimální, a když je úkol prostě hotov, tak jej odškrtnu. Má implementace taky není pro GTD fundamentalistu a nedoporučuji ani pro maniaka, který spíše pracuje s GTD než s úkoly a má nutkání mít desítky kontextů a možnost třídit a filtrovat úkoly z nekonečně mnoha hledisek. Z osobní zkušenosti vím, že přidávání více a více různých tagů vyžaduje více a více Saved Searches a systém pak postrádá svou ladnost a jednoduchost.

Poslední poznámku učiním k tomu, že existuje několik velmi hezkých aplikací, zejména na platformu iOS jako Gneo, které používají Evernote jako svou databází pro vedení úkolů. Většinu jsem vyzkoušel a přestal používat, protože buď vám rozbourají výše uvedeny systém, ale hlavně nemají alternativu na desktopu. Zůstal jsem tedy u čistého Evernote přístupu, protože jej stejně komfortně můžu použít odkudkoliv. Ať přistupujete k EN z Windows 8, na webu, Androidu nebo Windows Phone.

Doufám, že vás můj popis inspiroval a navedl správným směrem, jak přiohnout EN pro vaši potřebu. Těším se na vaše podněty a dotazy dole v diskuzi.

Evernote pro organizaci úkolů
5 (100%) 1 vote

The following two tabs change content below.

Pavel Vokoun

Pracuje jako technický projektový manažer a konzultant v oblasti Telekomunikací a Kontaktních center. Jinak nadšenec pro vše co mu pomůže profesně a osobně růst, zlepšovat sebe a své okolí.

Latest posts by Pavel Vokoun (see all)

Tags: GTD, projekty, úkoly,
Starší příspěvky:
Úvodní obrazovka Postach.io
Postach.io – vytvořte si blog z Evernote

Je pro vás Wordpress moc velký kanón? Nechcete se učit používat další službu typu ThumbIr? Chcete psát blog, ale nevíte,...

Zavřít