Práca v teréne a zdieľanie pracovných ciest

Skvelým príkladom, aký veľký môže mať efekt na efektivitu práce vo vašom tíme Evernote, skvele prezentuje jeho využitie na cestách. Je to síce veľmi úzky rozsah jeho využitia pre efektívnu prácu, ale za to veľmi zjednodušuje procesy pre členov, ktorí sa v teréne potrebujú naplno venovať svojej práci. A na strane druhej, aby členovia tímu, ktorí poskytujú backoffice, mali všetko správne usporiadané a aby sa im čo najľahšie pracovalo s informáciami.

Klasická situácia : S klientom máme dohodnutý meeting vo Francúzsku. Backoffice manager mi zariadi všetky potrebné náležitosti (hotely, lety, etc.). Následne na pracovnej ceste zozbieram mnoho dokladov o platbe (pracovné obedy, taxi, etc.). To všetko je potrebné doručiť v prehľadnej forme na účtovné oddelenie, aby mohli spracovať “cesťák” a následne ho vyúčtovať. Ak to rozdelím do logických krokov, funguje mi to takto:

1. Prepošlem si letenky od asistentky pomocou jedinecneho evernote mailu priamo do inboxu.

Evernote - přeposlání

2. Zaradím si letenky do poznámky so všetkými potrebnými informáciami (booking hotelov, čísla na šoférov, etc.). Túto poznámku mám v notebooku ktorý je neustále prístupný v Offline režime na mobile, pre prípad, že sa ocitnem bez internetu (napr. v lietadle). Počas cesty mám tak všetky dostupné informácie stále po ruke, kdekoľvek budem potrebovať.

Evernote - zařazení letenek

3. Po ceste je samozrejme potrebné spracovať tkz. “cesťáky” pre ekonomické oddelenie. Tu už má svoju veľkú úlohu Evernote vo verzii Business. S ekonomickým oddelením tak máme nazdielaný Business notebook, v ktorom si do predpripravenej šablóny vložím všetky informácie o tej ktorej pracovnej ceste.

Evernote - zarazeni pro ucetni oddeleni

4. Pomocou Evernotu, ešte naskenujem všetky podklady, ktoré chcem vložiť do vyúčtovania a ktoré bude potrebovať ekonomické oddelenie.

5. K poznámke pridám podľa internej štruktúry správne hashtagy, ktoré pomôžu pri rýchlej orientácii medzi všetkými cestovnými podkladmi. Pridávam všeobecný tag pre pracovné cesty: “businesstravel”, následne pridám hashtag s rokom a mesiacom v ktorom sa uskutočnila táto pracovná cesta “2016” “january”.

Evernote - prirazeni stitku

6. Vďaka tomuto postupu, má tak ekonomické oddelenie všetky pracovné cesty a všetky podklady na jednom mieste. Následne to v praxi vyzerá tak, že na konci mesiaca si zodpovedná osoba nechá vyfiltrovať pomocou tagov všetky pracovné cesty v danom období a môže ich jednoducho spracovať.

Evernote - celkový pohled

Takto je všetko na jednom mieste a prehľadne spracované. Dokonca sa môžem k svojim dokumentom historicky vrátiť, ak potrebujem získať nejakú informáciu, prípadne poskytnúť alibi.

Práca v teréne a zdieľanie pracovných ciest
5 (100%) 2 votes

The following two tabs change content below.
Lektor a mentor pre osobnú produktivitu, sociálne siete a marketing. Prvý Evernote Consultant na Slovensku. Milovník dobrej kávy a bežec na dlhé trate. Participuje na portále Lifenotes, ktorý združuje používateľov Evernote na Slovensku a v Čechách. Jeho profesná história sa dotýka primárne marketingového poradenstva pre malé značky a projektového riadenia.

Latest posts by Juraj Giacko (see all)

Starší příspěvky:
Evernote ve škole
Jak pracují s Evernote žáci 5. třídy

Článek vyšel na blogu iPad v hodině a jeho autorkou je Lenka Skýbová - ředitelka ZŠ Vřesina a certifikovaná Apple...

Zavřít