3 tipy pro polo-automatické založení poznámky

Základní poznámky do Evernote umí vložit i začínající uživatel. Textový popisek, fotografie, zvukový záznam či webový výstřižek jsou v běžné výbavě dovedností každého, kdo si s tímto archivačním nástrojem byť jen trošku pohrává. Základní postupy se třeba účastníci veřejných školení a individuálních konzultací naučí během několika desítek minut, aniž by kdy předtím Evernote používali. Existuje však řada technik, které vám umožní založit poznámku polo-automatickým způsobem, kdy vy se postaráte pouze o správné nastavení a necháte služby, ať pracují za vás. Rozhodně nejde o kompletní výčet a bude určitě skvělé, pokud sami přidáte způsob vytvoření poznámky, který se v článku neobjevuje, do diskuze (a já jej později doplním do článku s vašim jménem).

IFTTT – snadno a automaticky

O službě IFTTT jsme se zmiňovali již několikrát. Jde o nástroj, který propojuje dvě služby, respektive dokáže například automaticky vytvořit poznámku v Evernote na základě nějakého „spouštěče“ – akce, která spustí jinou akci (třeba právě v Evernote). Využití se nabízí třeba u automaticky generovaných šablon pro zápis z konkrétního jednání nebo pro archivaci všech článků z LifeNotes (tip najdete v článku Automatizace práce prostřednictvím IFTTT).

Evernote a IFTTT

Pokud IFTTT stále neznáte, přečtěte si třeba návod, který vám krok za krokem ukáže, jak do Evernote snadno přesouvat e-maily jedním kliknutím. Prostředníkem je právě IFTTT. Nebo, chcete-li o službě zjistit ještě více a nahlédnout do praktických příkladů, zabrouzdejte na článek, který automatizaci práci s IFTTT popisuje na příkladech.

E-mail – využijte syntaxi naplno

To, že můžete do Evernote posílat e-maily, pravděpodobně víte. Málokdo však zná do detailů celou syntaxi, kterou můžete využívat pro vytvoření poznámky přeposláním na unikátní e-mailovou adresu, kterou najdete v informacích o uživatelském účtu.

Evernote účet

Jak tedy vypadá kompletní syntaxe, kterou je potřeba zapsat do předmětu e-mailu?

Název poznámky !2015/06/02 @.INBOX #2015 #e-mail

Email a Evernote

Jinak řečeno ve chvíli, kdy posíláte e-mail na svou e-mailovou adresu, je potřeba dodržet přesné pořadí jednotlivých prvků, která do předmětu zapisujete.

  1. Text – předmět e-mailu, který se poté uloží jako nadpis
  2. ! – volitelná možnost, jak vložit připomínku (reminder) s konkrétním datem
  3. @ – volitelná možnost pro automatické zařazení do zápisníku
  4. # – libovolné množství po štítků

Pokud je prohodíte, poznámku sice vytvoříte, ale s největší pravděpodobností nebude vytvořená podle vašich očekávání. Důležité je zmínit, že pokud se rozhodnete pomocí syntaxe automaticky zařadit poznámku do zápisníku a přidělit štítky, musí tento zápisník/štítky existovat.

E-mail, který posíláte do Evernote, však nemusí jen nově vytvořit poznámku, ale může být připojen k již existující poznámce. O této možnosti jsem psal před více než rokem v článku Připojení e-mailu k již existující poznámce.

Automatický import ze složky

Uživatelé Windows verze Evernote mají oproti OSX uživatelům jednu výhodu (která se však smaže ve chvíli, kdy využijete postup na adrese http://www.documentsnap.com/evernote-mac-import-folder/ – tip zaslal Juraj Stanovič), kterou je funkce Importovat složky. Najdete ji v nabídce Nástroje. Co umí? Umožní vám velmi jednoduše vybrat adresáře, ze kterých chcete automaticky nahrávat soubory do Evernote. Jak na to?

  1. Spustíte v Evernote funkci Nástroje >> Importovat složky.
  2. Klepnete na Přidat.
  3. Vyberete složku, ze které chcete soubory nahrávat.
  4. Ve sloupci Podsložky si zvolíte, zda chcete nahrávat pouze soubory, které budou v kořenové složce nebo chcete zahrnout také složky na nižší úrovni.
  5. Ve sloupci Zápisník vyberete Zápisník (Notebook), kam se mají soubory automaticky nahrávat.
  6. Ve sloupci Zdroj určítě, zda se mají soubory, které se nahrají do Evernote, v původním umístění ponechat nebo automaticky smazat.

Importovat složky do Evernote

A to je vše. Funkce se hodí například ve chvíli, kdy překlápíte svou papírovou agendu do Evernote a váš scanner nepodporuje automatické nahrávání do Evernote. Stejně tak můžete nechat automaticky vkládat nové soubory, které máte v některém z cloudových uložišť (Google Disk, Dropbox, …). Možností využití najdete určitě ještě řadu, stačí chvíli popřemýšlet nebo experimentovat.

Obecně je možností způsobů (polo)automatizace vytvoření poznámky spousta. Určitě vám nejen já budu vděčný, přidáte-li do diskuze ten svůj.

3 tipy pro polo-automatické založení poznámky 5.00/5 (100.00%) 3 votes

The following two tabs change content below.
Lektor, trenér a konzultant pro sebeorganizaci, cestovatel, sportovec a milovník lidí, kávy a přírody. Je zakladatelem portálu LifeNotes, který sdružuje uživatele Evernote v ČR a SR. Jako podnikatel na volné noze realizuje semináře k metodě sebeorganizace GTD a myšlenkových map. Během tréninků klade důraz na změny, které účastníci realizují, a nikoliv na pouhé předání informací. Jeho semináři prošlo již více než 1000 účastníků - ředitelé, manažeři, obchodníci, konzultanti, asistentky i podnikatelé. Pochází z Ostravy, ale pohybuje se během týdne po celé ČR i v zahraničí. Pokud nevede či nepřipravuje vzdělávací a rozvojové akce, píše články či knihy nebo se toulá po světě.
  • https://www.facebook.com/StanovicPhotography Juraj

    Je pomerne nestastne, ze import zo zlozky neexistuje pod OSX a tiez som to nutne potreboval, az som sa po googleni dopatral k peknemu postupu :-) (link = spam?)

    Funguje krasne 😉

    • http://www.gamrot.cz Daniel Gamrot

      Určitě to není spam, jen pošlete, rád doplním do článku. Napadá mě jen kombinace Dropbox (GDrive atd.) a Evernote přes IFTTT/Zapier. Případně využít CloudHQ.

  • Martin Slíž

    Přijde mi zbytečné vytvářet tuto funkci v Automatoru. Pro rychlé ukládání složek/souborů/emailů využívám Dropzone https://aptonic.com/dropzone3/ Pravda, není zadarmo jako automator, ale využití je daleko širší než pouze pro Evernote a výborná je funkce DROPBAR na odložení souborů pro rychlý přístup.

    • http://lifenotes.cz Lifenotes_cz

      Děkuji, Martine. Dá se v Dropzone nastavit automatický import ze složky? Tzn. když do ní zkopíruji soubor, dojde k jeho vložení do Evernote?

      • Martin Slíž

        To ne, ale ten jeden krok je nutný vždy. Buď musím kopírovat soubor do složky (Automator), nebo ho přetáhnu do Dropzone, který je v horní liště přístupný vždy, což se o složce na ploše říct nedá. Stejně jednoduché to je s ukládáním do Dropboxu, GoogleDisc, posílání souboru jako přílohy emailem atd.

Starší příspěvky:
Evernote vs OneNote
Jak jsem (ne)přešel od Evernote ke konkurenci

Evernote účet mám už od roku 2008, a od samého začátku jsem se do Evernote zamiloval. Půl roku na to...

Zavřít