Archivace projektů v Evernote

Dnes pro vás mám jeden rychlý a účinný tip pro práci s projekty v Evernote. Konkrétně jde o jejich archivace. Spousta lidí se mě ptá, co dělat, když v Evernote zaznamenává materiály k probíhajícím projektům a dojde na fázi, kdy je celý projekt úspěšně či neúspěšně uzavřený. Máte-li pár projektů ročně, máte poměrně dost možností, na které jistě přijdete sami. Opačná situace nastává, když je projektů více (desítky až stovky) a evidujete každý z nich v samostatném zápisníku. Brzy totiž narazíte na strop 250 zápisníků.

Já sám postupuji podobně – každý projekt má svůj speciální zápisník (notebook) a projektů mám během měsíce cca 15. Eviduji je jednoduše – každý projekt (zápisník) pojmenuji ve formátu „2015 Název projektu„. Mám tedy projekty

  • 2015 GTD pro začátečníky Praha
  • 2015 LifeNotes Connect Ostrava

a podobně. Pro archivaci pak mám jednoduchý systém, založený na tom, že chci mít poznámky ke konkrétnímu archivovanému projektu okamžitě přístupné a kdykoliv opět obnovitelné do samostatného zápisníku. Proto jsem se před časem rozhodl, že zvolím jednoduchý funkční systém. Jakmile dojde na ukončení projektu, postupuji následovně:

  1. Vyberu zápisník (doporučuji klávesovou zkratku ALT+SHIFT+N, případně CMD+J na OSX)
  2. Označím všechny poznámky v zápisníku před CTRL+A
  3. V pravé části Evernote přidělím všem poznámkám štítek ve formátu „#2015 Název projektu“ a přesunu je do zápisníku „B Projektový archiv“ (B jako prefix pro byznys projekty) nebo „O Projektový archiv“ (O jako prefix pro osobní projekty)
  4. Původní zápisník s projektem smažu

Projektový archiv v Evernote

Díky tomuto jednoduchému postupu mám snadno dohledatelné všechny poznámky k archivovanému projektu přes štítek (s prefixem „#„, který mi označuje projekty) a jsem také schopný kdykoliv tyto poznámky opět obnovit do nového zápisníku.

Přijde vám to až moc snadné? Doporučuji vyzkoušet! Funguje to elegantně a řešení je to velmi praktické.

Máte jiný postup archivace poznámek z projektů? Napište mi do komentářů, moc rád zjistím, jak na to jdete vy.


 

Tento a další tipy pro práci se zápisníky a štítky nejen u projektů ukážu na březnovém setkání LifeNotes Connect v Ostravě. Přijdete?

Archivace projektů v Evernote
5 (100%) 3 votes

The following two tabs change content below.
Lektor, trenér a konzultant pro sebeorganizaci, cestovatel, sportovec a milovník lidí, kávy a přírody. Je zakladatelem portálu LifeNotes, který sdružuje uživatele Evernote v ČR a SR. Jako podnikatel na volné noze realizuje semináře k metodě sebeorganizace GTD a myšlenkových map. Během tréninků klade důraz na změny, které účastníci realizují, a nikoliv na pouhé předání informací. Jeho semináři prošlo již více než 1000 účastníků - ředitelé, manažeři, obchodníci, konzultanti, asistentky i podnikatelé. Pochází z Ostravy, ale pohybuje se během týdne po celé ČR i v zahraničí. Pokud nevede či nepřipravuje vzdělávací a rozvojové akce, píše články či knihy nebo se toulá po světě.
  • Hana Kubíková

    Tak to budu muset vyzkoušet… Začínám se ve svých zápisnících ztrácet…:-) Díky.

    • Hani, do toho. A dej, prosím, vědět, zda to pomohlo.

Starší příspěvky:
Účtenky
Jak na účtenky v Evernote

Těším se na okamžik, kdy se konečně zbavíme papírových účtenek. Ano, mám papír rád, nicméně většinou jen do chvíle, kdy...

Zavřít